FAQ

ALGEMEEN

HOE WORDT ER OMGEGAAN MET VERTROUWELIJKE INFORMATIE?
Alle medewerkers, vast of flexibel, van SAM Assistants tekenen een Non Disclosure Agreement bij het starten. Verder werken we in de Cloud en zo komt er dus geen gevoelige informatie op een harde schijf.

WAT ALS MIJN ASSISTENTE ZIEK OF AFWEZIG IS?
Bij ziekte regelen wij zo snel als mogelijk, uiterlijk binnen 48 uur, vervanging. Afwezigheid is van te voren in te plannen, dus vervanging ook!

WANNEER KIES IK VOOR EEN ASSISTENT OP LOCATIE EN WANNEER OP AFSTAND
Dat is echt afhankelijk van de duur, het aantal uur en de rol die je van de assistent verwacht.

WAAROM ZOU IK NIET KIEZEN VOOR EEN ZZP-ER ASSISTENT?
Als je qua continuïteit en serviceniveau niet afhankelijk bent van een assistent, dan kun je prima kiezen voor een ZZP-er. Wij hebben een professioneel team van assistants die elkaar helpen wanneer dat nodig is en die elkaars back up zijn bij afwezigheid. Zo ben jij verzekerd van continuïteit in de ondersteuning. Daarnaast worden de SAM Assistants regelmatig getraind in skills en tech savvy oplossingen, die een assistent nodig heeft om een ondernemer optimaal te ondersteunen.

Assistent op afstand

HOE COMMUNICEER IK MET MIJN ASSISTENT?
Dat is afhankelijk van wat je voorkeur heeft. Dit kan per e-mail, telefoon, Skype of een online tool als Trello of Asana zijn.

KAN MIJN ASSISTENT TOEGANG KRIJGEN TOT DE BESTANDEN OP MIJN NETWERK?
Als je dat wilt en je werkt in de Cloud, dan is dat zeker mogelijk.

KAN IK ERGENS ZIEN HOE VER MIJN GEPLAATSTE OPDRACHT IS GEVORDERD?
De virtueel assistent houdt je op de hoogte van de voortgang en zal aangeven wanneer hij of zij verwacht je taak te hebben afgerond. Ook is er een online project managementtool beschikbaar waar je altijd de actuele status van je opdracht in kunt bekijken. Wil je liever door je assistent op de hoogte worden gebracht? Dan kun je dit gewoon met je assistent afspreken.

IK WIL GRAAG DAT DE ASSISTENT DIE OP AFSTAND VOOR MIJ WERKT, OP REGELMATIGE BASIS EEN VERGADERING BIJWOONT. KAN DIT?
Afhankelijk van de frequentie en de locatie is dit zeker mogelijk. Op locatie kan wel meerkosten met zich meebrengen. Bedenk dat je de virtual assistant ook aan de meeting kunt laten deelnemen via Skype, WebEx of een andere vergadertool. Zet je laptop op de vergadertafel, schakel de tool in en je assistent is er gewoon bij! Dit behoort binnen de mogelijkheden van de samenwerking. Naast dat de online inschakeling tijd en kosten bespaart, draag je ook bij aan een beter milieu. Alle kleine beetjes helpen.

WERKT DE VIRTUELE ASSISTENT ALLEEN ONLINE OF KAN ZIJ OOK BIJ MIJ OP KANTOOR WERKEN?
Ongeveer 95% van de dienstverlening van SAM Virtual Assistants wordt op afstand uitgevoerd. De dienstverlening wordt echter volledig afgestemd op de behoefte van de klant en daarom behoort werken op locatie wel tot een van de mogelijkheden. Wil je liever iemand op kantoor, dan heeft de office management oplossing van SAM een betere match met jou.

ZIJN DE UREN DIE IK AFNEEM FLEXIBEL IN TE ZETTEN?
Jazeker, de assistent kun je inzetten op het moment dat jij daar behoefte aan hebt. Alle werkzaamheden worden nauwkeurig bijgehouden in ons online project management tool, zodat je altijd inzicht hebt in hoeveel uur je nog vrij te besteden hebt. Wel raden we aan om wekelijks vaste contactmomenten in te plannen om de continuïteit te waarborgen.

HOE WEET IK HOEVEEL UUR UIT MIJN ABONNEMENT ER NOG BESCHIKBAAR IS?
Alle activiteiten worden geregistreerd in onze online project management tool. Als je de beschikking hebt over ‘One Drive’, is het mogelijk altijd een rapportage in te zien over de status van de opdracht en hoeveel uren er nog vrij besteedbaar zijn. Indien je bijvoorbeeld wekelijks een rapportage in je mailbox wil ontvangen, is dat uiteraard ook mogelijk. Hier kun je met je assistent afspraken over maken.

ALS DE UREN BINNEN HET ABONNEMENT ‘OP’ ZIJN, WORDT DAN OOK HET WERK STIL GELEGD?
Nee, we maken de taken waar we mee bezig zijn gewoon af. Meer gewerkte uren worden, na ontvangst van jouw toestemming, wel in rekening gebracht. Ondertussen gaat het werk uiteraard gewoon door. Best flexibel he. Zo is SAM.

Waarom is 16 uur per maand het meest afgenomen pakket voor het ondersteunen op afstand?
Alleen als de assistent jou en jouw bedrijf écht kent, bieden wij de meerwaarde van het meedenken, pro-actief zaken oppakken en zijn we écht een verlengstuk van jouw bedrijf. Uit ervaring weten we inmiddels dat er minimaal 16 uur per maand (ca. 4 uur per week) nodig is om dit voor elkaar te krijgen.