Hoe je de juiste Virtueel Assistent kiest
Een Virtueel Assistent, ze schieten als paddenstoelen uit de grond. Ze beloven je allemaal tijdswinst en ruimte in je hoofd, zodat jij als ondernemer je kunt focussen op de groei van je onderneming. Dat klinkt heel erg goed en in de basis is dit ook de waarheid. Als het aanbod van Virtueel Assistenten met elk een eigen specialiteit zo groot is, hoe kies je dan degene die past bij jou als ondernemer?
Vijf vragen voor het selecteren van een Virtueel Assistent
Deze vijf onderdelen moet je goed in kaart brengen bij het selecteren van de juiste en bij jou passende Virtueel Assistent.
1. Bedrijfsfase
In welke fase zit je bedrijf? Waar wil je naar toe en hoe wil je daar komen? Zoek je iemand die helpt met bouwen, of juist iemand die zorgt voor rust en continuïteit door terugkerende taken op te pakken?
2. Taken om uit te besteden
Welke taken wil je uitbesteden? Houd bijvoorbeeld een week lang bij wat je precies doet op een dag. Zo krijg je een lijst met taken die je kunt categoriseren en waaruit je vervolgens selecteert wat je niet zelf hoeft te doen. Zo verzamel je criteria waaraan je Virtuele Assistent functioneel moet voldoen. Ook kun je zo bepalen of je projectmatig of structureel ondersteuning nodig hebt. Wij merken dat ondernemers dit soms al lastig vinden. Dus kom je hier niet uit of merk je dat je er niet aan toe komt in de waan van alle dag? Neem gerust even contact met ons op voor een afspraak. Wij helpen je graag met het in kaart brengen van de taken die je kunt uitbesteden!
3. Persoonlijke eigenschappen
Wat zoek je qua eigenschappen in de assistent? Punctueel en gestructureerd, creatief en helpt je out of the box te denken etc. Wat heb jij niet, wat zij wel moet hebben? En wat verwacht je qua ontwikkeling en vakkennis, in hoeverre moet iemand van iets op de hoogte zijn? Kortom, wat maakt het dat iemand past bij jouw bedrijf en het beeld dat jij van jouw bedrijf hebt in de nabije toekomst?
4. Manieren van samenwerken
Wil je volledig virtueel werken of wil je een combi van face-2-face en virtueel samenwerken? En als je dat hebt bepaald, dan is het goed om in overleg met de assistent te bepalen van welke communicatiemiddelen en systemen je gebruikt wilt maken. Telefoon, mail, Skype, Whatsapp en hoe werk je samen en in welke programma’s? Zoals Microsoft Teams, Asana, Trello of Slack. En als je een voorkeur hebt voor een systeem, denk dan ook na over of de assistent namens jou in een account zal werken of dat een eigen account mag worden gebruikt?
5. Voorkeur responstijd en back up
Wat verwacht je qua continuïteit in de dienstverlening en beschikbaarheid? Is het werk goed in te plannen of verwacht je van je Virtueel Assistent dat ze een responstijd heeft van bijvoorbeeld 4 uur? En wat als de assistent met vakantie is, wil je dan dat er wordt gezorgd voor vervanging of kan het werk blijven liggen?
Als je als ondernemer goed stil staat bij deze vragen en daar goed antwoord op weet te geven, dan ontstaat er een profiel van de assistent waar jij naar op zoek bent. Het kan ook goed zijn dat je twee verschillende Virtueel Assistenten nodig hebt. Het schaap op vijf poten, bestaat nu eenmaal niet. Alhoewel….
Het schaap op vijf poten, een SAM Assistant
De dienstverlening van SAM Assistants is erop gericht een ondernemer volledig te ondersteunen voor een vast bedrag per maand. Als ondernemer krijg je een vaste Virtueel Assistent die nauw samenwerkt in een team waarin verschillende assistenten met elk hun specialiteiten.
Stel dat jouw assistent voor 80% bezig is met administratieve en organisatorische werkzaamheden. En jij hebt behoefte aan iemand die soms wat Social Media content voorbereidt als je zelf te druk bent. Dan kan jouw vaste SAM Assistant schakelen met de in Social Media gespecialiseerde Virtual Assistant uit haar team. Zo heb jij de meest complete ondersteuning, maar niet het gedoe van verschillende mensen instructies geven. Dat is nu een SAM Assistant, het schaap op vijf poten.
Daarnaast is het team ook elkaars back-up bij afwezigheid. Is jouw assistent niet te bereiken? Dan kun je de collega bellen. Die zorgt dat het werk wordt opgepakt, zodat jij door kan gaan met jouw werkzaamheden.
Wil jij eens vrijblijvend een gesprek aangaan over hoe je de juiste Virtueel Assistant kiest? Neem dan contact met ons op.