Stappenplan: uitbesteden werkzaamheden aan een virtueel assistent

Als je een groeiend bedrijf hebt of je hebt als ondernemer plannen om te groeien, dan komt vroeg of laat het moment dat je niet zelf al het werk meer kunt doen. En als je tot nu toe alles zelf hebt gedaan, dan is het lastig te bepalen welke werkzaamheden je uit handen gaat geven. Iets met control freak en geldbesparing… Ja, die horen we vaak als we in gesprek zijn met ondernemers die zich afvragen of een virtueel assistent wat voor ze is. De vraag is dan of het een slimme keuze is alles zelf te blijven doen. Als er iemand is die iets sneller en beter kan dan jij, bespaar je dan écht geld door het zelf te blijven doen? Of levert het je tijd op waarin je iets kunt gaan doen wat je méér oplevert?

Vóór wij een samenwerking met een ondernemer starten, doorlopen we samen een stappenplan. Daarmee maken we inzichtelijk wat kan worden uitbesteed aan een virtual assistant van SAM Assistants. Dit stappenplan delen we graag met je!

Stappenplan om werk te gaan uitbesteden aan een virtueel assistent

1. Bepaal je doelen voor het komende half jaar of jaar

Wat wil je realiseren? En wat moet daarvoor gebeuren? Maak eens een lijstje van taken die ervoor nodig zijn om je bedrijfsdoelen te realiseren. Denk hierbij bijv. aan professionaliseren of ontwikkeling van je organisatie.

2. Bepaal wat energieslurpende taken zijn

Deze energiesleurpende taken bestaan uit twee categorieën:

• De ‘vind ik niet leuk / onvoldoende kennis’ taken
• De ‘vind ik niet leuk / voldoende kennis’ taken

Door de taken in deze categorieën in te delen, kun je eenvoudig bepalen wat je als eerste wilt uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan administratieve werkzaamheden. Voor veel ondernemers is dit een energieslurpende taak. De ene heeft er echter voldoende kennis van, de ander heeft er te weinig kennis van. Soms is het gewoon nodig om iets zelf te blijven doen, omdat je er bijv. nog genoeg tijd voor hebt of in kleine stappen wilt gaan uitbesteden (ja uitbesteden is best eng!). Het is dan een eigen keuze of je gaat voor taken in de eerste of tweede categorie.    

Hoewel het vreemd klinkt, adviseren wij ondernemers met ‘uitbesteedvrees’ altijd om als eerste iets uit te besteden waar je juist voldoende kennis van hebt. Dat is namelijk het eenvoudigst om over te dragen en je weet wat het werk precies inhoudt, waardoor je meer controle hebt. Zo kun je er vertrouwen in krijgen dat het goed wordt opgepakt en kun je langzaam aan ook andere taken overdragen.

3. Bepaal wat energieboostende taken zijn

Ook deze taken zijn in twee categorieën ingedeeld:

• De ‘vind ik leuk / onvoldoende kennis’ taken
• De ‘vind ik leuk / voldoende kennis’ taken

Stel, je vindt het leuk om te presenteren met een goede PowerPoint. Maar zo’n presentatie opzetten, kost veel tijd. Daarnaast zijn er zoveel gave ontwikkelingen in PowerPoint doorgevoerd, dat je kennis niet helemaal up-to-date is. Creatief bezig zijn en die ontwikkelingen je eigen te maken, vind je ontzettend leuk. Alleen het is ook tijdrovend, en wat levert het je zakelijk gezien op? Dan is dit wellicht zo’n taak die je toch beter kunt uitbesteden.

Het doel is uiteindelijk dat je zoveel mogelijk bezig bent met taken die je leuk vindt en waar je voldoende kennis van hebt. Al hoort het er uiteraard ook gewoon bij dat je als ondernemer soms iets moet doen waar je eigenlijk geen zin in hebt. That is part of the deal….

4. Bepaal wat je budget is

Als je eenmaal een lijst hebt opgesteld van werkzaamheden die je kunt uitbesteden, dan dien je voor jezelf helder te krijgen wat het uitbesteden je waard is qua opbrengst versus kosten. Denk daarbij niet alleen in opbrengst in geld. Denk ook na over wat meer vrije tijd, ontspanning en plezier je waard is én wat dat je zakelijk oplevert.

Vrije tijd zorgt voor ruimte in je hoofd. Je kunt bijvoorbeeld gaan sporten, dat komt ten goede aan focus en concentratie. Of ga er op uit met je gezin en/of vrienden. Onderschat niet wat volledig afschakelen je oplevert. Het is net als met je mobiele telefoon. De accu zit vol en die loopt langzaam leeg (of snel als je het veel gebruikt). Om weer ‘full power’ te zijn, moet de accu worden opgeladen. En zo is het ook met jou als ondernemer. Je kunt niet 24/7 full power zijn, ook jouw accu loopt leeg en heeft oplaadmomenten nodig. Bedenk dus goed wat jouw oplaadmomenten je waard zijn.

Startpunt om uit te besteden

Nu heb je een stappenplan, waarmee je inzichtelijk maakt welke taken je kunt uitbesteden. En je hebt hiermee nog iets gedaan: je hebt de criteria geschetst waaraan jouw virtueel assistent moet voldoen. Lees hier meer over hoe je de juiste Virtueel Assistent kiest.

Samen met SAM het stappenplan doornemen?

Merk je dat het lastig is een moment te pakken om inzichtelijk te maken wat je kunt uitbesteden? Dan helpen wij je daar graag bij in een persoonlijk gesprek. Neem dan contact met ons op voor het maken van een afspraak.