Menu

5 tips om sneller mails te verwerken

Houd meer tijd over en verbeter je focus.

Het is een van de dingen die wij vaak horen van ondernemers; de struggle met de mailbox. Het aantal mailtjes dat binnenkomt, is groter dan op een dag kan worden weggewerkt. Gelukkig is het mogelijk om de mailbox de baas te worden zodat je een hoop tijd bespaart en rust ervaart, omdat je weet wat je te doen staat en je weet waar je wat kunt vinden.

Hoe vaak scroll jij door dezelfde mails?
Vergelijk het met de post die je thuis krijgt. Je gooit het op een hoop, je bedenkt je ‘dat komt later wel’. Alleen na een week blijk je toch iets uit die post nodig te hebben. Je loopt dezelfde stapel een paar keer door om iets terug te zoeken. Steeds weer ligt de stapel daar in dat hoekje. Je weet dat je er wat mee moet, maar de moed zakt alweer in je schoenen als je naar die stapel kijkt.

Met je mailbox werkt dit ongeveer hetzelfde. Alle mails komen binnen in je inbox. Je hebt allemaal mappen aangemaakt, op categorie van de mail, op klant of projectnaam. Je stuurt er weer een mail uit en je moet even onthouden dat je daar nog een reactie op moet krijgen. Of alles staat in je inbox met allemaal gekleurde vlaggetjes. Telkens scroll je weer door de inbox. Sommige mails zie je wel 10 keer en je hebt nog steeds niet besloten wat je ermee gaat doen. Dit zorgt voor enorm veel afleiding van de dingen die daadwerkelijk moeten worden gedaan. Bovendien kost het je tijd en je bent het overzicht kwijt. Niet efficiënt en effectief dus.

Wil jij weer overzicht hebben in je to-do’s, uitstaande vragen en verzoeken? Sneller en efficiënter werken, zonder te worden afgeleid? Dan volgen hier onze vijf tips om toe te passen zodat jij weer met een gerust gevoel je mailbox kunt openen!

En dan nu de 5 tips!

1. Check je mail op vaste momenten

Soms lijkt het wel alsof je baan wordt bepaald door je mailbox. Het is écht beter om je niet te laten leiden door je mailbox, maar door je werk zelf. Je mailbox ís niet je werk. Het moet jou hélpen bij het doen van je werk. Nogmaals; je mailbox is niet je werk.

Wat enorm helpt, is om je mailbox op vaste momenten te checken. Een paar vaste tijdstippen op een dag. Dit hoeft echt niet maar één keer per dag te zijn. Bijvoorbeeld elk uur is al beter dan continue de mailbox aan te hebben. Met een goed mailbox beleid (zie volgende stappen) is dit écht mogelijk. Wat je ook kunt doen, is het binnenhalen van mails niet op automatisch zetten. Daarmee haal je ze alleen binnen op het moment dat je daar bewust voor kiest. Doe dat altijd op een moment waarop je ook daadwerkelijk tijd hebt om iets op te pakken.

Is het spoed en wachten collega’s, klanten of leveranciers écht op jou? Dan weten ze je vast wel te vinden per mobiel of sms. Communiceer op welke manier je het snelst voor spoedjes te bereiken bent. Desnoods met een out of office reply.

Als je deze tip implementeert, zal je merken dat je beter kunt focussen op dingen die je écht moet doen. Controleer vooral aan het begin goed dat je mail écht uit staat als je aan het werk bent. Zorg ervoor dat je mailnotificaties uitstaan. Zo heb je minder de neiging om toch weer even te checken wat er is binnengekomen.

De mailbox compleet uit zetten vinden veel ondernemers eng. Gevalletje FOMO… (Fear of missing out). Het vraagt dus ook wat van je wilskracht en discipline. Geloof ons, na een week ga je écht de voordelen ervaren van deze ‘gezondere’ relatie met je mailbox. Het helpt wel om ook de volgende tips te implementeren…

2. Zet mails met to do’s direct op je to do lijst in Trello of Asana

Uit je mailbox volgen vaak to do’s, maar ook uit afspraken, ideeën etc. Het beste is om al je to do’s in één systeem te hebben. Ook dus de to do’s die niet uit je mail volgen. Één systeem geeft overzicht en rust in je hoofd. Waardoor je je beter kunt focussen. Wij gebruiken daarvoor Trello of Asana. Deze systemen zijn te koppelen met Outlook. Dat betekent dat je met 1 druk op de knop een mail op je to- do lijst kunt zetten in het systeem waar je mee werkt.

Heb je moeite met concentreren op je werk? Ben je snel afgeleid? Dan is het zinvol om de baas te worden over je mailbox. Maar dat gaat je niet alleen helpen. Er zijn natuurlijk veel meer afleidingen, denk aan alle apps en notificaties op je mobiel, wat je hoort op de radio, collega’s die je wat vragen etc. Ervaar jij dat ook als onrust en belemmert het je in je werk? Lees dan vooral ook eens het boek ‘Focus Aan/Uit’ van Mark Tigchelaar. Hierin staan allemaal handige tips, tricks en wetenschappelijke onderbouwingen (in Jip en Janneke taal) over focussen en het dichten van concentratielekken.  

3. Weg met de mappen – gebruik de mailbox niet als archief

Na het invoeren van stap 2, een systeem voor al je to-do’s, kun je de mailbox gaan herindelen. Gebruik je mailbox niet langer als archief of to do lijst. Het meest eenvoudige is om een methode te hanteren voor het verwerken van je mails.

Om te starten met zo min mogelijk mappen, moet je waarschijnlijk wel even uit je comfortzone stappen. Het beste is om te starten met het aanmaken van een map ‘Filed Items’. Verplaats daarin alle mails ouder dan twee maanden. Wees niet bang: de zoekfunctie in de mailbox is fantastisch. Je hoeft dus helemaal niet al je mails in allerlei mapjes te bewaren: zoek het onderwerp en de relevante mails worden weergegeven.

Om je mailbox vervolgens goed in te richten, zijn er meerdere manieren. Bijvoorbeeld de Getting Things Done methode van David Allen of Mailbox Zero beleid. Bij deze methodes handel je mails die maar 1 minuut kosten direct af. Mails waar je wat langer over moet nadenken, zet je direct in je to-do systeem. Mails waar je niets mee hoeft te doen, zet je direct in je ‘filed’ items. Doe dit dus voor de mails (< 2 maanden) die nu nog in je inbox staan. Als het goed is, is je inbox daarna leeg! Hoe lekker is dat (oké, waarschijnlijk nog onwennig vanuit je overtuiging dat een volle mailbox betekent dat je ook veel werk hebt. Maar hey, is dat werk wat je écht wat oplevert?)

Door deze methode zul je zien dat je mails écht gaat oppakken nadat je ze 1 keer hebt gelezen. Je besluit direct wat je ermee moet doen (naar je To-Do systeem of direct afhandelen). Je antwoordt mails op tijd, houd je aan je afspraken en zo weten ook anderen dat ze erop kunnen vertrouwen dat je ook iets met de mail doet.

Bepaal welke manier het beste bij jou past en geef er vooral je eigen draai aan. Deze manieren zijn opgezet om jou te helpen. Dus als er een (kleine) aanpassing nodig is waardoor het voor jou nóg beter werkt, dan vooral doen! Dit is in ieder geval een grote stap richting de baas worden van je mailbox. Chapeau!

4. Maak afspraken over interne communicatie

Een groot deel van de ondernemers wordt via de mailbox aan het werk gezet door interne zaken. Maak dus duidelijke afspraken met je collega’s over communicatie. Bijvoorbeeld dat mails alleen mogen worden gestuurd als de ontvanger ‘ja’ of ‘nee’ hoeft te antwoorden of een keuze kan maken tussen verschillende opties. Vraag niet 10 mensen in één mail om een mening en zet niemand in de CC. In dat geval kun je beter een korte meeting regelen. Of je maakt een poll in een van de online tools, waardoor je snel een overzicht hebt van de diverse meningen.

Ook als het gaat om klantwerk of projecten, dan heb je hele fijne tools om daarover te communiceren i.p.v. per mail. Zelf werken wij bijvoorbeeld met Teams. Daar heeft ieder project of klant een eigen kanaal waarop kan worden gechat met elkaar over specifieke onderwerpen. Documenten kunnen worden besproken en gedeeld. Ook zijn hier fijne project management tools voor als Asana of Trello. Afhankelijk van je werkwijze, kies je voor het systeem dat bij je past en maak duidelijke afspraken voor urgente zaken, zodat die er niet ‘doorheen’ glippen. Het resultaat van deze werkwijze is dat het aantal mails in je mailbox enorm slinkt.

5. Uitschrijven is het keyword

Schrijf je uit van allerlei nieuwsbrieven die je toch niet leest. En maak een regel aan waarbij alle relevante nieuwsbrieven in één map binnenkomen. Deze map kun je eens per week even doorkijken. Is het niet relevant meer? Uitschrijven. Wil je iets nog nalezen? Zet het op je to-do lijst. Na 2 weken nog steeds niet gelezen? Verwijder het.

Ook de baas worden over je mailbox?

Nu zijn wij als VA’s en office managers van nature al behoorlijk gestructureerd en georganiseerd. Wij worden enorm gelukkig van overzicht, efficiënt werken met tech savvy tools en van alles over productiviteit. Het geeft ons rust en gevoel van controle, te weten wat ons te doen staat, dat alles tot in de puntjes is geregeld en niets wordt vergeten. Ieder zo zijn ding, nietwaar?

Als Virtual Assistant helpen wij druk bezette ondernemers graag bij efficiënter en effectiever werken, waardoor ze weer rust en ruimte in hun hoofd ervaren. Dat ze meer focus hebben op datgene wat écht hun aandacht nodig heeft. Werk slimmer, dat levert je een hoop plezier op. Work smart, play harder.

Wil jij sneller je mails verwerken en meer rust en ruimte in je hoofd ervaren? Heb je daar wel wat hulp bij nodig om daadwerkelijk de benodigde stappen te zetten? Doe dan één ding: Onderneem nu actie en bel ons.